パソコン、通信機器、ブロードバンド等の通信インフラ、アプリケーションソフト、その使用に関する研修、メンテナンスなどで、場合によってはスペース費用よりも割高になるかもしれません。
IT関連業界ではこうしたIT関連の情報化投資・運用に関わる総費用のことをTCOとよんでいます。
上場企業および非上場大手企業1000社に対して1999年に実施した調査によると、パソコンについてはオフィス人員一人あたり1.70台使用し、サーバーは14.2人で1台を使用、ホストコンビュータについては630.9人で1台を使用していると報告しています。
この金額は、オフィス内の情報化投資金額であり、工場や屈舗、物流などすべてを含めた企業におけるTCOは年間従業員一人あたりにすると1632千円と発表されています。
これらの経費管理は各企業においては情報システム部門が主体となって運営されていると思われますが、管理会計として部分最適を目指す戦略・計画を立案するにはあまりにもFM部門との補完効果が大き、どこでもオフィス」I適業適所」のワークスタイルを前提とするには装備なくして目的は達成できません。
少なくともファシリテイコストとTCOの両方を管理していく必要がありそうです。
年間一人あたりのファシリテイコストは平均1370千円となっています。
これを先ほどのTCOの金額と比べると、ファシリテイコスト平均値の約半分の金額に相当します。
Coが2-3割コストアップしでもスペースコストが半減するのであれば、トレードオフの効果が期待できるわけです。
もし、TCOの削減が課題になるのであれば、ファシリテイコストとの関連を検討してみると解決策が生まれてくるかもしれません。
逆に、オフィスに次々と増えつづけるIτ機器類のために、電気代や空調のための電力代といった光熱費は上昇し、通信配線工事は増え、しかも機器類を設置するスペースのために現実的な実感スペースはどんどん狭くなっていると感じる社員も多いでしょう。
ファシリテイコストがこのように上昇し、しかもワーカーの満足度が低下していく状況で.FM担当部門はTCOを管理する情報システム部門との調整に入らざるを得ないのです。
2企業の1M(インフラストラクチャー・マネジメント)が動き始めた組織図例を説明しましたが.FM関連ソフトの購入・運用についてはFM部門内にIT部署を持ち、管理運営しています。
さすがに全社的な情報投資・運用管理については情報システム部門が請け負いますが、上述のようにファシリテイコストとτ'COをもはや切り離して検討するよりは合算した中で最小コストでの最大効果を得る戦略立案の必要が出てきた現状、新たなマネジメントの模索が始まりました。
それは、ファシリテイコストとTCO.それに人事費用の3つを加えた投資および費用をマネジメントしていこうとするもので.CIRMとよばれたり.BIMとよばれたり、まだ米国でもほんの一部の企業でしか実践されていないので名称の定義も定かで、はありません。
Ｋオフィス研究所ではもっと簡略して1M（インフラストラクチャー・マネジメント)とよぼうとしています。
2002年4月、筆者は米国で1Mを試験的に導入している企業の担当者から現状を説明してもらう機会に恵まれました。
この企業は米国でも有数の保険会社で.Eワーキング・プログラムの開発運用を開始していました。
Eワーキングとは、インターネットなどの情報通信手段を活用し、自宅や出張先など会社施設以外でも職務を効率的に遂行するワークスタイルをさしており、社団法人日本テレワーク協会が定義しているテレコミューティング:「本来勤めるべき場所として割り当てられたオフィスがありながらも、毎日そこに通勤するかわりに、週に1、2回あるいは月に2、3回等定期的あるいは不定期に自宅やサテライトオフィス等で勤務すること」(W98.1)に近いものがあります。
いずれにしても勤務場所を特定しないワークスタイルですから、業務の管理や評価、業務遂行の仕方が大きく変わることが前提となり、FM部門の担当者が企画し、ボードメンバーの了解を得てIT部門、人事部門とのプロジェクトチームを組んでプログラム開発を行ったそうです。
開発したプログラムは、まずEワーカーの適性診断の実施と、その管理者への別途診断の実施から始まります。
Eワーカーになるための条件において職種制限は設けず、この診断だけで判定しているそうです。
興味深いのは、管理者の側からこのプログラム運営に関する不安の声が出たことです。
目の届く範囲に部下が存在しないと仕事の管理ができないと考えるのは日本だけではないようです。
適性診断の結果、許可が下りるとEワーカーには業務支援ツールが貸与されます。
それは、自宅勤務(ホームオフィス)を想定して、自宅用のデスク・椅子といった家具、事務消耗品、電話、FAX、プリンター、コピー機などと同時に自宅へはブロードバンドの設備が企業負担で敷設されます。
企業内のオフィスには、固定席はなくなりますがタッチダウン席やホテリングのデスクスペースが用意されます。
そして、執務環境変化、ワークプロセスの変化、業務評価法の変化などに対応するため、トレーニングが実施されます。
しかもこのトレーニングはEワーカーだけでなく、上司も同僚も一緒に受講するというのです。
プログラム導入から1年が経過した時点で、Eワーカー数は全社員のまだわずか5%ですが、ある部署の業務時間効率は6%向上し、Eワーカーの満足度が向上したそうです。
また、企業全体の離職率が13%低下し、管理職のマネジメントスキルも改善したようです。
残念ながらトータルコストについての結果はまだ算出していないそうで、今後生産性向上との見合いでコスト削減も可能になれば、最適コストで最大効果が得られることになるかもしれません。
米国での新しい試みや動きはまだごく一部でしかないため、具体的な情報はなかなか入手できないし、その効果についても未知の段階です。
しかしながら、米国が1980年代の不況を乗り越え、90年代の超ロングラン好景気を謡歌した背景にある、不況期に徹底的にコスト削減策と効率化推進に取り組み、苦しい中で皆で議論し試行錯誤の後にやっと不況から脱出したという話を聞くと日本企業にはまだまだ回復の芽があるといえます。
ファシリテイコスト削減については米国では徹底したアウトソーシングが行われ、そのためアウトソーサー企業が続出し、競争激化の中で品質が高まり価格が下がり、ますますアウトソーシングが盛んになるという現象が続きました。
不動産価格の安定した米国では減損会計が導入されでもさほど影響がないようですが、日本においては土地を担保とした融資、含み益の経営がベースとなっていましたから、このマネジメント価値観をまず根底から覆す必要があります。
事例をいくつか取り上げましたが、ファシリテイコストやファシリティ資産管理に目をむければもっと経営内容も変わるだろうし、マネジメントの価値観も変わるだろうと思われる業界や企業が多いことがおわかりいただけたのではないかと思います。
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